O “Método GTD” foi criado por David Allen, e é apresentado no seu livro “Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity” – um verdadeiro “best seller”, com mais de 2 milhões de exemplares vendidos em todo o mundo. Em Portugal, o livro tem o título “GTD – Fazer bem as coisas – A arte de fazer acontecer“.
Este método tem como base o seguinte: “mover as ideias, tarefas e projetos da nossa mente para um sistema externo, de modo a que não existam distrações e nos possamos concentrar em cada momento em executar por ordem as tarefas mais importantes“.
Esta é assim uma fórmula que permite aumentar significativamente a nossa produtividade, e que na prática se resume em 5 etapas:
1 – Capturar
Registar todas as nossas ideias, tarefas, projetos e tudo o mais que requeira o nosso tempo e atenção, num sistema externo confiável (seja num bloco de apontamentos, numa folha de Excel ou numa aplicação de gestão de tarefas). Esta será a sua “caixa de entrada“. Nesta fase, a ideia é libertarmos a nossa mente das nossas múltiplas tarefas, mas com a certeza de que as mesmas estarão devidamente registadas num local seguro e que por isso não serão esquecidas.
2 – Clarificar
Por “clarificar” entende-se separar as ideias/tarefas/projetos que podem ser transformadas em ações concretas no curto prazo, das que não podem ou não se justificam. Tudo o que não envolva uma ação concreta para breve, deverá ter um de três destinos:
a) Ser eliminado;
b) Ser colocado numa lista de “fazer mais tarde/um dia“;
c) Ser arquivado como “referência” (por exemplo, informações úteis para efeitos de consulta).
As ações concretas de curto-prazo passam à etapa seguinte.
3 – Organizar
Chegado a esta etapa, as tarefas devem seguir um de três caminhos:
a) A tarefa pode ser executada em menos de 2 minutos? Em caso afirmativo, execute-a de imediato. Muitos utilizadores deste método, afirmam ser este um dos passos mais produtivos de todo o processo, uma vez que garante que “muitas pequenas tarefas sejam executadas rapidamente, diminuindo a lista e contribuindo para o avanço de tarefas maiores“;
b) Se uma tarefa não for importante, ou houver alguém que a possa executar melhor do que você, delegue-a;
c) As tarefas que tenham mesmo de ser executadas por si, devem ser colocadas num calendário (caso tenham uma data/hora para serem realizadas) ou numa lista de tarefas organizada por ordem de importância (caso não tenham uma data/hora associadas).
4 – Refletir
Uma vez por semana (tente que seja sempre no mesmo dia e próximo da mesma hora, de modo a que se crie um hábito), faça a revisão do seu sistema, esvaziando a caixa de entrada, clarificando as tarefas pendentes e organizando-as de modo a ficarem prontas para a execução. Será igualmente nestes momentos de reflexão, que irá aprimorando/adaptando o sistema cada vez mais à sua própria realidade e à sua forma de trabalhar.
5 – Executar
E finalmente a última etapa, que é no fundo o momento “de fazer as coisas“. Depois de ter as suas tarefas devidamente calendarizadas e priorizadas, torna-se fácil seguir simplesmente a ordem das mesmas.
Este método ajuda no fundo a classificar as suas tarefas por ordem de importância/prioridade, encaminhando o seu tempo para aquilo que é efetivamente mais importante e evitando o desperdício de horas com tarefas secundárias.
Pode demorar um pouco a “entrosar” mas, depois de o implementar na sua rotina, irá confirmar que a sua produtividade irá com certeza ser significativamente maior!
Se quiser saber mais sobre o “Método GTD“, pode comprar o livro na Wook.
