Hoje em dia, nas nossas empresas, todos trabalhamos com computadores.
E todos temos muitas pastas e muitos ficheiros para organizar.
E, a maior parte de nós, acaba por “enfiar tudo” no ambiente de trabalho e “depois logo se arruma melhor”!
Isto parece-lhe familiar?
Então venha comigo descobrir como pode, de uma forma fácil, revolucionar a organização do disco rígido do seu computador, de modo a saber sempre onde estão os ficheiros quando precisa deles, saber onde deve arrumar um ficheiro novo e – igualmente importante – ter um mecanismo que permita fazer as suas cópias de segurança sem grandes complicações!
Começando pela base: duas partições e não apenas uma!
Um disco rígido pode ter apenas uma partição (situação mais comum) ou pode ser dividido em várias. Uma “partição” é a letra do disco (a primeira letra é normalmente a “C:”). A minha recomendação é que o disco rígido de um computador de trabalho esteja dividido em 2 partições:
1 – A partição “C:”: Utilizada apenas para o sistema operativo e para a instalação de todos os programas;
2 – A partição “D:”: Utilizada para guardar TODOS os seus ficheiros e pastas.
ATENÇÃO: A criação de partições num disco rígido é uma operação técnica, que deve ser feita por um profissional de informática. Um erro nesta operação pode levar a perda de dados. Faça sempre uma cópia de segurança de todos os seus ficheiros antes de efetuar alterações nas partições do disco do seu computador!
Criar a estrutura das pastas principais
Naturalmente, cada negócio tem as suas próprias especificidades. As pastas necessárias no computador de um escritório de contabilidade, provavelmente não serão as mesmas de uma fábrica de pneus. Mas aqui a ideia principal é percebermos o conceito e, a partir daí, cada um efetuar as adaptações necessárias à sua própria realidade.
De uma forma geral, eu recomendo que as pastas principais nunca sejam mais do que 20, estando as mesmas depois organizadas em sub-pastas.
O exemplo de uma estrutura base, é por exemplo esta:
- Pasta “0”: Falaremos sobre ela no próximo tópico
- Pasta “Biblioteca”: Para guardar manuais e tudo o que sejam ficheiros com informação que necessite de ser guardada. Crie sub-pastas por temas.
- Pasta “Clientes”: Crie uma sub-pasta para cada cliente e guarde lá dentro tudo o que for relacionado com cada um deles (orçamentos, imagens, documentos diversos, etc.). Caso tenha um nº de clientes muito grande, pode criar primeiro um nível com pastas de “A-a-Z”, e arrumar depois as sub-pastas dos clientes por ordem alfabética.
- Pasta “Financeiro”: Tudo o que seja relacionado com bancos, financiamentos, pagamentos, etc.
- Pasta “Fornecedores”: Uma sub-pasta para cada fornecedor, onde poderá guardar os catálogos, tabelas de preços, etc.
- Pasta “Gestão”: Onde pode guardar os principais documentos da sua empresa.
- Pasta “Marketing”: Tudo o que tenha a ver com marketing e publicidade.
- Pasta “Projetos”: Crie uma sub-pasta para cada projeto.
- Pasta “Recursos Humanos”: Onde pode guardar todos os documentos relacionados com os seus funcionários/equipa.
A famosa “pasta zero”
A “pasta 0” funciona como uma “pasta temporária“. Esta é a pasta onde pode guardar os ficheiros em que estiver a trabalhar no momento, assim como os ficheiros diversos que vai recebendo e que precisem de “estar mais à mão”. É no fundo a pasta onde fica tudo o que não esteja “arrumado”. Com alguma periodicidade (por exemplo, uma vez por semana), poderá arrumar/limpar esta pasta, encaminhando os ficheiros que já estejam processados para a pasta certa e eliminando os que já não necessitar.
O facto do nome da pasta ser “0“, faz com que a mesma seja a primeira pasta quando as mesmas estejam ordenadas por ordem alfabética.
Então e o “Ambiente de Trabalho”?
O Ambiente de Trabalho é para se manter limpo, com uma bonita fotografia que o/a inspire a trabalhar melhor (uma fotografia motivacional, da sua família, dos seus animais de estimação, de um local que gosta, de um lugar onde queira muito ir, do seu hobby favorito, etc.). Quanto a ícones, deve ter apenas: a reciclagem, o acesso direto ao seu disco/discos, o acesso direto a eventuais ligações de rede e links só para os programas que utiliza com muita frequência. No Ambiente de Trabalho não devem existir ficheiros soltos nem pastas (explico porquê mais abaixo)!
Então e a pasta “Os Meus Documentos”?
Não utilize! A maior parte dos utilizadores, acaba por ter os seus ficheiros “espalhados” entre “Os Meus Documentos”, o “Ambiente de Trabalho”, pens, clouds, e outros locais diversos. Isto não é uma boa prática, porque depois acaba por nunca saber onde estão os ficheiros de que necessita.
Com esta abordagem, de ter tudo numa única partição no seu disco, com uma estrutura de pastas organizadas, saberá sempre exatamente onde está cada um dos seus ficheiros e, o mais importante: permite que faça as suas cópias de segurança de uma forma muito mais simples e rápida.
As cópias de segurança
É importante que tenha sempre, pelo menos, uma cópia de segurança de todos os seus dados e que essa cópia seja atualizada com regularidade. Os computadores podem avariar, pode haver um acidente, um assalto ou uma catástrofe natural e, por vezes, a perda de dados pode ter consequências irreparáveis. Seguindo o método aqui apresentado, tendo toda a sua informação numa só partição, fazer uma cópia de segurança é tão fácil como copiar simplesmente todas as pastas dessa partição para um disco externo e/ou uma cloud (Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox ou outra).
Com estas regras, tenho a certeza que irá ser para si muito mais fácil efetuar a gestão de todos os ficheiros e pastas no seu computador.
