Hoje em dia, a maior parte da informação das empresas está em formato digital dentro de computadores. Desde simples cartas, a relatórios, passando por registos de contactos, projetos, emails, faturação, etc., tudo se apresenta em formato eletrónico. Isso tem as suas vantagens (não ocupa espaço físico, não se degrada, pode ser facilmente copiado/movido, etc.), assim como as suas desvantagens (caso haja um problema com o computador, toda a informação se poderá perder, se não existirem backups)!

Como os imprevistos acontecem, pode ter a certeza de que, mais cedo ou mais tarde, irá haver um dia em que irá perder os seus dados. Se tiver efetuado uma cópia de segurança, bastará repor a informação e continuar a trabalhar; Se não tiver backups, prepare-se para pagar caro por uma recuperação especializada ou para perder muito tempo a tentar repor aquilo que for possível repor…

As razões pelas quais a sua informação se poderá perder são muitas e variadas. A saber:

Avaria do disco rígido;
Queda brusca do computador ou do disco;
Desgaste da utilização do próprio disco;
Ataque de vírus informático;
Falha eléctrica ou pico de corrente;
Sabotagem;
Assalto;
Erro humano (apagar sem querer, acidente, etc.);
Desastre natural (terramoto, inundação, incêndio, etc.).

A implementação de uma correta política de backups, deve assegurar que a qualquer momento está disponível uma versão atualizada dos dados. Dependendo da velocidade a que introduzir informação nova nos seus computadores, assim deverá ser a periodicidade com que deverá efetuar os backups: mensal, quinzenal, semanal, diária ou em tempo-real.

Como fazer os backups?

Dependendo da quantidade de informação a guardar, poderá optar por efetuar as suas cópias de segurança num disco externo, na rede da empresa (mas garantindo que a localização dos backups será sempre fora do computador de um utilizador comum) ou num serviço na nuvem (cloud).

Alguns dos serviços na nuvem mais comuns (e com espaço gratuito para guardar os seus ficheiros) são por exemplo:

Os serviços na nuvem permitem o acesso aos seus ficheiros de uma forma segura, através de qualquer computador ou dispositivo móvel.

É também importante que os backups sejam efetuados em duplicado, ficando uma cópia na sua empresa junto dos PC’s (para uma reposição rápida, em caso de perda de dados) e outra fora das instalações da empresa (por exemplo, em sua casa ou num serviço na nuvem) de forma a garantir a reposição dos dados em caso de incêndio, terramoto, inundação ou roubo.

Deve também guardar pelo menos as 3 últimas versões das suas cópias de segurança. Por uma razão simples: por vezes acontece apagarmos um ficheiro que pensamos que já não nos irá fazer falta. Mas, algum tempo depois, voltamos a precisar do mesmo. Se só tivermos a versão mais recente da nossa cópia de segurança, talvez nesse dia o ficheiro já tivesse sido apagado. Assim, guardando as últimas versões, a probabilidade de conseguirmos aceder a um ficheiro que tinha sido apagado e do qual entretanto necessitamos novamente, será maior.

Lembre-se: fazer backups requer pouco tempo e pouco dinheiro. Perder informação sobre a qual não existam backups, pode requerer muito tempo e muito dinheiro!

Assim, logo que terminar de ler este artigo, não deixe mais a sua informação insegura. Faça backups. JÁ!